Archiefwet 202xx

Wetsvoorstel (17-11-2021) houdende Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021 (Archiefwet 2021)

—Het digitale tijdperk heeft geleid tot grote veranderingen, niet alleen wat betreft de vorm van en de hoeveelheid informatie, maar vooral ook in de manier waarop overheidsorganisaties met informatie omgaan. De regels uit de Archiefwet 1995 zijn altijd meer goed toe te passen. Dit wetsvoorstel strekt tot modernisering van de Archiefwet 1995, zodat deze beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Het wetsvoorstel bevat naast inhoudelijke wijzigingen ook veel wijzigingen van meer technische en praktische aard. Gekozen is voor een geheel nieuw wetsvoorstel en niet voor een wijziging van de bestaande Archiefwet 1995, omdat dit de mogelijkheid biedt te kiezen voor een geheel nieuwe opzet, een modernere terminologie en een bijbehorende uitgebreide en integrale memorie van toelichting. Het doel is een beter begrijpelijke en vooral ook beter toepasbare wet. De wet ziet daarbij traditioneel in twee richtingen. Vooruit, naar alle informatie die vandaag en morgen wordt gevormd door ons handelen, en terug, naar al wat we van ons handelen als overheid en samenleving voor wie na ons komen willen bewaren en toegankelijk maken.

De Archiefwet geeft een algemeen kader voor het informatiebeheer van overheidsorganen met als belangrijkste doel dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties. Daarmee waarborgt de Archiefwet het behoud van archieven als bestanddeel van het Nederlands cultureel erfgoed, maar schept deze ook de voorwaarden dat de overheid zich tegenover burgers en het parlement kan verantwoorden over haar handelen.

Het basisvoorschrift van de archiefwet is daarbij gewijzigd. Het in de Archiefwet 1995 opgenomen voorschrift voor overheidsorganen om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren is in dit wetsvoorstel in twee opzichten aangepast. Ten eerste wordt in plaats van ‘goede geordende en toegankelijke staat’ de term ‘duurzame toegankelijkheid’ gebruikt. Hoewel daarmee hetzelfde wordt bedoeld, legt de laatste zo mogelijk nog meer nadruk op het aspect van de vluchtigheid en kwetsbaarheid van digitale informatie, hetgeen vraagt om specifieke maatregelen om de toegankelijkheid te waarborgen. Ten tweede is toegevoegd dat overheidsorganen passende maatregelen moeten nemen om documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Daarmee wordt benadrukt dat duurzaam informatiebeheer geen eenmalige handeling betreft.

Bij de overbrenging ingevolge de Archiefwet worden blijvend te bewaren documenten na een bepaalde termijn door het verantwoordelijke overheidsorgaan bij een archiefdienst onder beheer gebracht. In de Archiefwet 1995 is de overbrengingstermijn twintig jaar. De meest in het oog springende maatregel van dit wetsvoorstel is het terugbrengen van de overbrengingstermijn van documenten van de huidige twintig jaar naar tien jaar. Dit om kwetsbare en vluchtige digitale informatie tijdig veilig te stellen.

Verder is voor dit wetsvoorstel een andere indeling gekozen. Dit wetsvoorstel is niet ingedeeld op basis van de bestuurslaag, waaruit documenten afkomstig zijn (zoals de Archiefwet 1995), maar zoveel mogelijk aan de hand van de ‘levensloop’ van documenten.

Verder is een aantal begrippen dat in de Archiefwet 1995 in de praktijk tot vragen en soms onduidelijkheid leidde in deze nieuwe, gemoderniseerde wet vervangen door begrippen die naar verwachting gemakkelijker te begrijpen en toe te passen zijn en die bovendien beter aansluiten bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Dit geldt met name de begrippen zorgdrager (nieuwe wet: verantwoordelijk overheidsorgaan), archiefbescheiden (documenten), archiefbewaarplaats (archiefdienst), goede, geordende en toegankelijke staat (zie hiervoor) en selectielijst (selectiebesluit).

Kamerstukken