KEI wordt dus gereset, zoals de Raad aan de minister schrijft. De digitalisering van de Rechtspraak wordt kleiner, eenvoudiger en beheersbaarder en krijgt één hoofddoel; digitale toegankelijkheid voor rechtzoekenden en professionals. Dat is samengevat hoe de Raad voor de rechtspraak de controle terug wil krijgen over de digitalisering van de Rechtspraak en deze vervolgens ook behouden.

Onderdeel van de nieuwe aanpak zal zijn dat met veel kortere cycli zal worden gewerkt en dat veel vaker alleen voor een beperkt onderdeel van digitalisering en een beperkte termijn kan worden geraamd wat de doorlooptijd, kosten en opbrengsten zullen zijn. Om er zeker van te zijn dat de digitalisering weer op het juiste spoor komt heeft de Raad daarom in de afgelopen maand de voornoemde externe review commissie ingesteld en deze laten onderzoeken of de beheersing van de digitatisering van de Rechtspraak, zoals deze de afgelopen jaren heeft gefunctioneerd, door de Raad adequaat was ingericht. Deze review commissie heeft vastgesteld dat de digitalisering van de Rechtspraak een groot business ICT programma is, van een buitengewone complexiteit binnen een buitengewoon complexe omgeving. De complexiteit betreft een combinatie van een meerjarig programma, het harmoniseren en standaardiseren van werkprocessen, nieuwe architectuur en een agile (lenige) ontwikkelomgeving in een organisatie die dat nog moet leren. Ook de review commissie wijst op de wél behaalde resultaten, maar stelt vast dat de cultuur van de Rechtspraak niet voldoende decisiegericht is en dat meer collectiviteit nodig is in ambitie, in onderlinge taken, rollen en verantwoordelijkheden en vooral in eigenaarschap.

Wat ging er mis en wat nu?

De commissie noemt een viertal basiscondities voor een complex programma als KEI, waaraan niet goed is voldaan.

Ten eerste is bij aanvang van het programma het ambitieniveau onderschat en was het — door o.a. de werkprocessen bij aanvang niet of niet voldoende te harmoniseren — te complex. Daarbij stonden de gerechtsbestuurders, maar volgens de onderzoekers ook de advocatuur en het departement op te grote afstand van het programma en hadden zij zich niet of onvoldoende aan de digitalisering verbonden. De complexiteit werd nog eens versterkt doordat de wetgeving uiteindelijk
niet het gewenste niveau van vereenvoudiging in zich had.

Ten tweede is de governance in de Rechtspraak complex vormgegeven waarbij de verschillende rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, niet duidelijk zijn vastgelegd. Dit geldt met name voor de driehoek tussen de Raad, de gerechten en de IT-organisatie. Er is een sturingsstructuur ontstaan met ten minste vier managementlagen zonder duidelijke mandaten. Er is onduidelijkheid en verwarring over de vraag wie waarover beslist. Deze governance moet strak georganiseerd worden, waarbij glashelder is wie waarvoor verantwoordelijk is, maar dan ook beslissingsbevoegd is.

Ten derde zijn onvoldoende kaders vastgesteld voor de architectuur van de ICT en is de bewaking daarvan in onvoldoende mate vormgegeven.

Ten vierde ten slotte heeft de review commissie geconstateerd dat de taakvolwassenheid voor een complexe digitaliseringsoperatie tekort schiet, zowel in de IT-organisatie — die de slag moest maken van beheren naar ontwikkelen — als ook binnen de gerechten die zich moeten ontwikkelen naar een bewust eigenaarschap op procesverbetering en modernisering.

De ambities worden nu flink naar beneden bijgesteld. De digitalisering gaat zich focussen op de digitale toegankelijkheid van rechtspraak voor rechtzoekenden en professionals. De prioriteit ligt bij het realiseren van papierloos werken in de procesvoering. Door de focus te verleggen van de procesgerichte aanpak naar een informatiegerichte aanpak kan sneller functionaliteit worden gerealiseerd. De nadruk ligt dan niet meer op het uitwerken van de processen maar op het zorgen dat gegevens digitaal beschikbaar zijn. Deze maatregel maakt de implementatie beheersbaarder omdat het aansluit bij het volwassenheidsniveau van de Informatievoorzieningsorganisatie van de Rechtspraak.

Dekker zegt ‘nee’

De Minister voor Rechtsbescherming is er niet van overtuigd dat de Raad nu de juiste koers inslaat. De Raad neemt weliswaar belangrijke maatregelen uit de review over maar hij ziet nog aanzienlijke risico’s ten aanzien van de randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om de digitalisering bij de rechtspraak te laten slagen. Om te kunnen doorgaan met KEI moeten er voldoende waarborgen zijn dat het vanaf nu anders gaat. Daarbij zijn volgens de minister in ieder geval drie zaken van wezenlijk belang:
1. Neuzen dezelfde kant op. Grote digitaliseringsprojecten kunnen alleen slagen als er in voldoende mate sprake is van overeenstemming over de doelen van de operatie en de manier waarop die moeten worden bereikt. De Raad, gerechtsbesturen en IT-organisatie moeten daarvoor meer op één lijn komen. Uit de brief van de Raad blijkt dat er op verschillende terreinen – zowel op het vlak van de probleemanalyse als de benodigde maatregelen – verschil van opvatting bestaat tussen de Raad en gerechtsbesturen. Het rapport van de reviewboard benadrukt dat om te komen tot meer committent voor een nieuwe aanpak er ook een andere cultuur van samenwerken in de rechtspraak nodig is – een cultuur van vertrouwen en samenwerking gericht op een gemeenschappelijk doel.
2. Juiste mensen op de juiste plek. Voor een traject dat zo ingrijpt in de rechterlijke organisatie als KEI is het essentieel dat bekwame bestuurders, managers en IT-specialisten de juiste posities bezetten. De reviewboard heeft vastgesteld dat het hier in het verleden aan heeft geschort. Het onderzoek heeft echter geen betrekking op de huidige situatie. Het is daarom onvoldoende duidelijk of de rechtspraak de juiste mensen inzet om dit digitaliseringsproces stevig en succesvol uit te voeren. De bewindsman wil meer zekerheid verkrijgen dat de organisatie ook op dit punt stevig staat.
3. Heldere besturing en governance. Het is evident dat een digitaliseringsproces alleen tot een succesvol einde kan worden gebracht als ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn belegd. Iedereen moet weten wie waarover gaat en rolvast zijn. De reviewboard heeft vastgesteld dat de governance in het KEI-programma op complexe wijze was vormgegeven, waarbij de verschillende rollen en bevoegdheden niet duidelijk waren vastgelegd. Er is een governance structuur ontstaan met tenminste vier managementlagen zonder duidelijke mandaten. De Raad heeft de besturing reeds vereenvoudigd door de programmastructuur stop te zetten en de IT verder te gaan bouwen in kleine, meer realiseerbare stappen. De bewindsman wil zich ervan vergewissen dat getroffen en voorgenomen maatregelen afdoende zijn om op deze wijze een succesvolle digitalisering te realiseren.

Het is nu nog onvoldoende duidelijk dat aan deze voorwaarden is voldaan. Daarom vindt hij het vooralsnog onverantwoord om op de nu voorgestane wijze door te gaan met het proces van digitalisering bij de rechtspraak en kan hij er niet mee instemmen dat middelen worden besteed aan een digitaliseringsproces dat in de basis nog zoveel onzekerheden kent. De minister zal de komende tijd over deze fundamentele kwesties het gesprek met de Raad gaan voeren en ook kijken naar de wijze waarop het ministerie bij het digitaliseringsproces moet zijn betrokken. De reviewboard constateert dat het ministerie na beëindiging van het wetgevingsprogramma meer op afstand is komen te staan en adviseert een actievere rol te nemen. Dat advies wordt door de bewindsman onderschreven. Daarbij maakt hij een onderscheid tussen de bedrijfsvoering van de rechterlijke macht en de onafhankelijkheid van de rechtspraak. Grotere bemoeienis van het ministerie zal zich richten op het proces van digitalisering, dat onderdeel van de bedrijfsvoering van de rechterlijke macht is.

Op rechtspraak.nl is de brief van de Raad voor de rechtspraak te vinden, alsmede het ‘Definitief Rapport Quick scan Review KEI’, minister Dekker reageerde op 10 april jl. met een brief met kenmerk 2246439