Ingezonden mededeling: Veilig digitaal ondernemen in de juridische wereld.

Geschreven door: Redactie op

De juridische wereld digitaliseert. Eerst schuifelvoetend, nu steeds vastberadener. Hoe hierop in te springen, waar te beginnen en met welke programma’s? De legal software-afdeling van Wolters Kluwer ging hierover in gesprek met zes zelfstandige advocaten, allen genomineerden van de Dutch Independent Legal Award. Een verslag van een rondetafelgesprek over veilig digitaal ondernemen in de juridische wereld.

“We zijn van nature een conservatieve markt maar ik denk niet dat je hierin de boot moet missen.” Een even voorzichtig als ferme uitspraak. Maar mee te varen met de digitale boot blijkt niet altijd even gemakkelijk, volgens de meesten op de tafel. “Je moet op zoek gaan naar wat bij jou past. Als je jezelf niet verder verdiept dan kom je er niet.”

Bakken vol ongekwalificeerde data

Om datastromen binnen een bedrijf in kaart brengen, daarvoor bestaan allerlei handige programma’s. Waar en hoe te beginnen? En hoe houd je dit in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming? De tafel valt in een tweedeling. “Veel bedrijven zien nu nog niet de behoefte al die bakken niet gekwalificeerde data inzichtelijk te maken. De technologie is er, maar soms willen we het simpelweg nog niet.”

Aan tafel zitten zes volledig verschillende zelfstandige juristen en advocaten. Van legal counsels bij hippe kledingmerken tot éénpitters die zich richten op Poolse investeerders en arbeiders. Er klinkt afwerend gemompel vanaf een paar hoeken van de tafel. Niet iedereen is het eens met deze bewering. De term ‘digitaal duurzaam ondernemen’ valt, er worden cases aangereikt van bedrijven waar privacy officers zijn aangesteld en opleidingen worden gevolgd om de mensen bewust te maken van alle datastromen en de verwerking van persoonsgegevens.

Heft in eigen handen bij de klant

Alle advocaten werken bij verschillende bedrijven, met verschillende soorten gegevensbeleid. Hoe daarmee om te gaan? De houdingen zijn verdeeld van niet, een klein beetje tot zeer bewust. “Ik probeer het bij te houden en er naar te handelen. Onlangs ben ik gestopt met het inscannen van paspoorten, dat moet officieel van de Orde van Advocaten maar ik geef nu gewoon aan dat ik de paspoorten heb gezien en daarmee moet het maar in orde zijn. Bewerkingsovereenkomsten, daar ben ik tegenwoordig ook veel scherper op.“ Velen nemen het heft in eigen handen, maar verwachten ook bepaalde voorwaarden van de opdrachtgever: “Als ik bij een opdrachtgever binnen stap dan verwacht ik dat het goed geregeld is en zelf let ik erop dat ik niks zomaar verstuur of digitaal meeneem.”

Zwitserse servers met tweestapsverificatie

Digitaal versturen, hoe doe je dat dan ‘niet zomaar’? Wat kun je doen om het veiliger te doen? WeTransfer lijkt een handige oplossing, maar het is een Amerikaanse server en biedt geen beveiliging. Iedereen met de link kan het downloaden. Een advocaat raadt Protonmail aan. “Dat wordt gedraaid op Zwitserse servers. Je kunt hiermee beveiligde documenten versturen met tweestapsverificatie. Een document in een verzonden e-mail kan alleen geopend kan worden met een beveiligingscode die dan verstuurd is via de telefoon.”

Handige online tools

En zo worden er nog wel meer programma’s genoemd, die het werken in de juridische praktijk vergemakkelijken. “Ik ben groot fan van effacts, waarbij ik vooral de modules entiteiten en contracten gebruik. In effacts wordt alles opgeslagen wat getekend is. Ik merk dat er veel behoefte is aan digitale werkomgeving waar we versiebeheer gezamenlijk, als afdeling, bijhouden. Aan de andere kant van de tafel wordt het gebruik van SmartDocuments aangeraden, software die hierin voorziet en waar ook Wolters Kluwer mee samenwerkt. Als het gaat over het ondertekenen van documenten dan is Docusign is ook een programma wat ons werk gemakkelijker maakt. “Als ik bij kantoren binnen kom dan is er ook altijd een document-managementsysteem als Kleos of Basenet, maar bij bedrijven zie ik dat eigenlijk nooit. Terwijl ik me voor kan stellen dat daar wel behoefte aan is.”

Niet iedereen herkent zich in die opmerking: “Ik kom vaak bij bedrijven waar ze werken met effacts of sharepoint. Alle belangrijke e-mails en documenten worden centraal opgeslagen, in ieder geval binnen het legal department. Ik vind dat ook belangrijk, vaak neem je een positie tijdelijk over dus dan weet je dat het belangrijk is voor de persoon als die mijn plek weer inneemt.

Clouds en automatische back-ups

Bijna alle advocaten en juristen aan tafel werken in een cloud. Daarnaast geven ze aan een dossier aan te maken op één fysieke of digitale plek. “Ik zou adviseren beide te doen. Van belang is of de externe schijf ook voorzien is van encryptie ter beveiliging. Meerdere malen per jaar een back-up maken is daarbij verstandig. Dossierbeheersystemen als Kleos doen dit automatisch.”

Internet in de betonnen bunker

Een andere oplossing is niet digitaal, maar de ouderwetse mappen offline in de kast. “We werken volledig in de cloud. En alle papieren scannen we in en slaan we op in ons dossierbeheersysteem. Daarom neem ik ook naar de rechtszaal mijn tablet mee. Ik zorg dat de benodigde bestanden offline beschikbaar zijn en daarnaast maak ik gebruik van het netwerk van mijn mobiel om mijn tablet van internet te voorzien. In de betonnen bunkers van de rechtszaal kan je niet altijd op het internet vertrouwen. In de grote procesdossier wordt het lastiger, dan heb je zoveel stukken dan wordt een papieren dossier log en zwaar. ”

1000 euro aan een scanner

Wanneer de advocaten worden gevraagd een wat ze zouden doen met 1000 euro, dan worden opleiding, een betere laptop of een scanner als voorbeelden genoemd. Het is toch gemakkelijker om de klassieke uitgaven te kiezen. Één van de tafelgenoten noemt een contract drafting tool, om de consistentie te verhogen van alle uitgaande contracten.De meer algemene bepalingen mogen in beginsel gelijk zijn. Er zijn teveel mensen die werken op een voorbeeld van een voorbeeld van een voorbeeld. Ik denk niet dat dat de kwaliteit ten goede komt.” De tafel valt hem bij, een advocaat oppert om eens gebruik te maken van LegalThings. “Een klant van ons is bezig een internationaal bezig om een aantal distributeurs aan te wijzen, daarbij hebben wij een aantal velden opengezet waarin hij kan werken en dat werkt fijn. Je kan meekijken en beschikt direct over de metadata. Niet voor iedere situatie bruikbaar. Maar het geeft wel een goede basis.”

 

Naam auteur: Redactie
Geschreven op: 23 januari 2018

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Agenda

Afbeelding

Ontmoet vakgenoten en bespreek actuele onderwerpen in de LinkedIn-groep van het Nederlands Juristenblad.

 

 



Lees en doorzoek het NJB online in Navigator

Inloggen

U maakt gebruik van een verouderde browser

Het gebruik van een verouderde browser maakt uw computer onveilig en tevens ongeschikt voor het optimaal raadplegen van deze website.

De website van het NJB - Nederlands Juristenblad is namelijk geoptimaliseerd voor een nieuwere versie van uw browser.
In de meeste gevallen waarin het fout gaat, betreft dit het gebruik van de Internet Explorer browserversie 7 of 8.
Deze website is geoptimaliseerd voor Internet Explorer 9 en hoger, Google Chrome, Safari en Firefox.

Bekijk hier of er een nieuwere versie van uw browser beschikbaar is.