Het kan zo KEI-makkelijk zijn

Toen de advocatuur in 2013 kennisnam van de eerste KEI-wetsvoorstellen (de consultatiestukken), heeft menigeen zich achter zijn oor gekrabd. Ja, we wilden dolgraag eindelijk digitaal kunnen communiceren met de rechterlijke macht en ook processtukken digitaal indienen – na de afschaffing van de fysieke rol – stond al tijden hoog op ons wensenlijstje. (Zodat de stoffige faxapparaten die alleen nog maar worden gebruikt voor communicatie met de gerechten eindelijk naar de vuilstort zouden kunnen.) 

Maar waarom het nu nodig was om het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering – dat per 2002 nog was gemoderniseerd – helemaal op de schop te nemen, begrepen volgens mij maar weinigen.1 Waar het onzalige idee vandaan kwam dat de civiele procedure wel op bestuursrechtelijke leest kon worden geschoeid, was mij een raadsel. Waarom de dagvaarding moest worden afgeschaft eveneens (het verschil tussen een dagvaardings- en een verzoekschriftprocedure is voor de meeste advocaten vrij evident). Maar het moest kennelijk allemaal ‘kwalitatiever’ en ‘innovatiever’. Ergens in de loop van het proces lijkt innovatie een doel op zich geworden te zijn, met voorbijgaan aan de redenen die ten grondslag hadden gelegen aan de wens om te innoveren. Dat de wens tot innovatie doorsloeg, blijkt mijns inziens wel uit het feit dat met het Rechtspraak Service Centrum alleen via Facebook of Twitter gecommuniceerd kon worden.2

Braaf woonden we de informatiebijeenkomsten bij, volgden we cursussen, schaften we nieuwe wetboeken en nieuwe literatuur aan, en verdiepten we ons in de aanschaf van een aansluitpunt.3 Maar steeds met het onderbuikgevoel: ‘dit gaat niet werken’. Ik herinner mij nog een congres (‘De rechtspraak van morgen’ georganiseerd door het Ministerie van V&J en de Rechtspraak) van januari 2015 in het WTC in Rotterdam. De digitale omgeving werd daar gepresenteerd en vanuit de aanwezige advocatuur kwamen de kritische vragen, zoals: ‘We moeten een concept ter goedkeuring vooraf aan onze cliënt voorleggen; hoe doen we dat?’, ‘Hoezo is de vordering beperkt tot 2000, de grondslag tot 8000 en de bekende verweren tot 8000 tekens; we moeten toch o.a. aan de substantiëringsplicht en bewijsaandraagplicht voldoen?’, ‘We werken met een roladministratie, is het mogelijk om het e-mailadres van mijn secretaresse en/of van deze roladministratie toe te voegen naast mijn eigen adres voor het ontvangen van berichten?’, ‘Ik zie geen mogelijkheid om een incidentele vordering in te dienen.’, ‘10 MB is voor sommige bewijsstukken (met veel foto’s en technische tekeningen) wel heel weinig.’, ‘Moet echt iedere productie stuk voor stuk worden geüpload?’ en zo verder. Al deze zorgen, vragen en opmerkingen werden door de aanwezige vertegenwoordigers van de Rechtspraak weggewuifd. Bij het live gaan van het digitale portaal bleek dat er ook weinig tot niets met deze kritieken was gedaan.4

Het is naar mijn mening dan ook toe te juichen5 dat de Raad uiteindelijk heeft besloten om de stekker eruit te trekken. Beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald. Feit blijft evenwel dat het anno 2018 niet meer uit te leggen is dat er nog wekelijks koeriers met pakken papier tussen de diverse advocatenkantoren en gerechten heen en weer rijden om stukken in te dienen, met de opdracht van de advocaat om het bijgevoegde B- of H-formulier alsjeblieft voor ontvangst te laten afstempelen zodat de tijdige indiening kan worden bewezen mocht het stuk op de griffie onverhoopt in het ongerede geraken.

Wat nu? Martin Vaessen6 stelde mijns inziens terecht:7 ‘Er had kunnen worden volstaan met het verder digitaliseren van de rol, het openen van een digitale postbus en het inrichten van een digitale archiefkast. Het hoeft allemaal niet zo ingewikkeld.’ Het hoeft inderdaad allemaal niet zo ingewikkeld. Als we gewoon op een veilige manier kunnen e-mailen met de gerechten en stukken kunnen uitwisselen, is het gros van de advocatuur naar mijn inschatting al tevreden. Is het nodig om daar hele ingewikkelde en vooral kostbare platforms voor te ontwikkelen? Naar mijn bescheiden (en misschien wat naïeve) mening niet. Volgens mij is het met de iets duurdere versie van de gewone advocatenpas mogelijk om e-mails te versleutelen en om documenten te voorzien van een geautoriseerde digitale handtekening. (Het indienen van verzoekschriften en het indienen van een aanvraagformulier kort geding met de concept-dagvaarding (voor welke procedures op dit moment nog geen digitaal loket bestaat) kan op die wijze ook eenvoudig plaatsvinden, zonder dat er een heel systeem voor hoeft te worden gebouwd.) Toegegeven moet worden dat de omvang van de meeste processtukken te groot is om te e-mailen. De meeste advocatenkantoren zullen echter inmiddels beschikken over een document management systeem waarmee bestanden via een beveiligde link kunnen worden gedeeld met derden (een soort beveiligde WeTransfer of DropBox dus). Ook blijkt de NOvA al te beschikken over een beveiligde cloud (OrdeSafe).8 Wellicht kan dat systeem eenvoudig worden uitgebreid voor communicatie tussen advocatenkantoren en gerechten.9

Maar het kan (lijkt mij) voor de rolzaken waarschijnlijk nog eenvoudiger: de digitale rol functioneert
al jaren prima. B- en H-formulieren worden digitaal ingediend (op de formulieren na waarmee stukken worden ingediend) en de advocaat krijgt daarvan keurig een bevestiging per e-mail. Ik neem aan dat de communicatie via de digitale rol al beveiligd is. Zou het nou niet mogelijk zijn om binnen de digitale rol gewoon een uploadknop toe te voegen? En dan dus een upload van een (doorzoekbare) scan van het gehele processtuk zoals dat normaal per post zou zijn ingediend.10, 11 Misschien een eye-opener voor de Rechtspraak: de meeste advocatenkantoren hebben al digitale dossiers (al dan niet naast papieren dossiers). Processtukken worden veelal op verzoek van de advocaat van de wederpartij of van de eigen cliënt in het merendeel van de gevallen alleen nog maar als pdf verstuurd (via beveiligde downloads). Ik vermoed dus dat de advocatuur niet per se behoefte heeft aan nog een plek waar het procesdossier staat opgeslagen en kan worden geraadpleegd.

Een dringend verzoek dus aan de wetgever en de Raad voor de rechtspraak: houd het simpel. Trek de KB’s waarmee de KEI-wetten zijn ingevoerd in,12 trek innovatie en digitalisering uit elkaar en kijk alstublieft in eerste instantie alleen naar een (uiteraard veilige) oplossing voor het digitaal communiceren met de griffies en het digitaal indienen van stukken, zodat wij eindelijk afscheid kunnen nemen van onze faxapparaten.

Het is volgens mij allemaal niet zo KEI-moeilijk.

Ik hoop tot slot van harte dat bij toekomstige innovatie- en digitaliseringsplannen serieuzer wordt geluisterd naar de mensen op de werkvloer (dat wil zeggen niet alleen rechters en griffiemedewerkers, maar ook advocaten en hun rolmedewerkers) en hun adviezen ter harte worden genomen. De meesten van ons hebben de huidige situatie serieus al van mijlenver zien aankomen, maar vonden helaas geen gehoor voor onze zorgen. Hier ligt mijns inziens ook een taak voor de NOvA.

 

Mr. N. de Boer is advocaat bij Ploum te Rotterdam.

 

  1. De echte procestijgers zijn natuurlijk bekend met de diverse rapporten van en naar aanleiding van de Commissie Asser-Groen-Vranken (‘Een nieuwe balans’, ‘Uitgebalanceerd’ en ‘Herbalans’), met de diverse stukken van de Raad voor de rechtspraak (‘Visie op de rechtspraak 2020’, de diverse Agenda’s van de rechtspraak en de startnotitie ‘Naar een uniform procesrecht’ opgesteld door een groep rechters tijdens de zogenaamde Goede Vrijdagconferentie van 6 april 2012) en de Innovatieagenda rechtsbestel van het Ministerie van V&J. En met de diverse programma’s van de Rechtspraak (Programma Digitale Toegankelijkheid, Programma Procesinnovatie en Programma Rechtspraak en samenleving) en het programma Kwaliteit en Innovatie Rechtspraak. Daarnaast was er ook nog een Project Innoverende Hoven. Uiteindelijk was door de bomen het bos niet meer te zien. 
  2. Ik vermoed dat een heel groot deel van de balie geen Facebook of Twitter heeft, en als men het wel heeft dan staat bij een groot aantal kantoren het internetbeleid er waarschijnlijk aan in de weg dat hier tijdens werktijd gebruik van wordt gemaakt. Belangrijker echter nog: ik zou menen dat het de advocatuur niet is toegestaan om mogelijk tot een zaak herleidbare informatie via social media te delen. Ook hier is het praktische nut uit het oog verloren. Ik kan me nog herinneren dat er destijds bij de invoering van het landelijke rolreglement/bij de invoering van de digitale rol ik meen een (al dan niet afgeschermd) gedeelte van de website van de Rechtspraak was waarop per artikel van het reglement een vraag kon worden gesteld en de vragen en antwoorden ook per artikel raadpleegbaar waren. Dat werkte prima. Dit lijkt mij overigens niet alleen voor de advocatuur efficiënter, maar naar mijn inschatting ook voor de Rechtspraak zelf; het RSC hoeft dan immers niet steeds opnieuw dezelfde vraag te beantwoorden.
  3. Over de investeringen die de advocatuur de afgelopen jaren (in tijd en geld) heeft moeten doen, schrijft de Raad voor de rechtspraak op de pagina veelgestelde vragen doodleuk: ‘We realiseren ons dat dit voor u ontzettend vervelend is.’ [www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Raad-voor-de-rechtspraak/Nieuws/Paginas/Veelgestelde-vragen-digitaal-procederen-in-handelsvorderingszaken.aspx] Ik zal niet de enige advocaat zijn geweest bij wie deze opmerking enigszins in het verkeerde keelgat is geschoten.
  4. Behalve dat het aantal toegestane tekens is verhoogd naar 20.000 en de grondslag ook als bijlage kan worden toegevoegd.
  5. Dat het ruim € 200 miljoen heeft moeten kosten voordat tot dit besluit werd gekomen, is uiteraard een ander verhaal.
  6. Senior rechter bij de Rechtbank Gelderland; één van de twee pilot-rechtbanken.
  7. www.mr-online.nl/reactie-van-martin-vaessen/.
  8. Een online platform voor het veilig uitwisselen van vertrouwelijke of grote documenten tussen de Nederlandse orde van advocaten en/of de lokale orden van advocaten en advocaten(kantoren), aldus de informatie van de NOvA (www.advocatenorde.nl/document/orde-safe).
  9. Als reactie op een berichtje van ondergetekende op LinkedIn opperde een cassatieadvocaat (mr. M.E. Bruning) dat het ook eenvoudig op te lossen zou zijn als ‘de uitstekend functionerende digitale portal van de Hoge Raad voor de civiele vorderingszaken wordt omgewerkt naar de appelprocedure en eerste aanleg. Alleen de te verrichten proceshandelingen hoeven te worden aangepast en bij rechtbank en hof hebben we een efficiënte en effectieve digitale procesgang.’ Omdat ik de cassatiepraktijk niet uitoefen, en dus geen ervaring heb met de digitale portal van de Hoge Raad, kan ik dit niet beoordelen. Ik zou menen dat in eerste aanleg en in hoger beroep nog wel wat meer proceshandelingen mogelijk zijn en een Hoge Raad portal dus wellicht niet zo eenvoudig kan worden gebruikt voor eerste aanleg en hoger beroep. Maar zoals gezegd: ik weet niet hoe de digitale portal eruit ziet. Als het alleen een digitale postbus is, lijkt de suggestie mij prima uitvoerbaar.
  10. Waarmee alle stukken dus weer keurig geordend en overzichtelijk genummerd bij elkaar zitten en dus ook het door mr. Vaessen gesignaleerde probleem van ‘willekeurig geüploade producties die vaak ook nog niet goed genummerd waren’ is opgelost. Ik wil hier overigens wel opmerken dat e.e.a. niet aan de advocatuur te wijten valt. Toen wij – via Facebook – contact opnamen met het RSC om na te vragen op welke wijze de naamgeving van de producties nu moest plaatsvinden omdat de werkinstructie niet duidelijk was, kregen we als antwoord: ‘Je hebt gelijk dat in ons voorbeeld de bestandsnaam niet aan de voorwaarden voldoet. De afbeelding is meer ter illustratie bedoeld. In ieder geval heb ik je opmerking doorgegeven. Helaas weet ik niet hoe de rechtbanken omgaan met een bestandsnaam die niet aan de voorwaarden voldoet. Als dat voorkomt, kan je het beste contact opnemen met de rechtbank zelf. Achteraf kan je de bestandsnaam niet meer wijzigen. Meer informatie over de benaming van documenten, lees je op onze website: http://bit.ly/2hZ31QW.’ De pagina waarnaar werd verwezen was nu juist de pagina die de vragen had opgeroepen.
  11. Deze werkwijze is voor de advocatuur ook vele malen efficiënter. Het digitaal indienen van stukken via de portal kost in ieder geval in complexe zaken met een groot aantal bewijsstukken veel meer tijd dan via de ‘ouderwetse’ rol. Iedere productie moet afzonderlijk worden geüpload (het mag als één stuk maar de toegestane omvang is maximaal 10 MB zodat dat in de praktijk niet werkbaar is). Ook de limiet van 10 MB levert in de praktijk problemen op, waarbij bijvoorbeeld expertise-rapporten moeten worden opgesplitst, hetgeen de overzichtelijkheid weer niet bepaald ten goede komt.
  12. Ervan uitgaande dat dat mogelijk is, ik ben civilist geen staatsrechtdeskundige.

Naam auteur: Nicole de Boer
Geschreven op: 16 oktober 2018

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reacties

Rechtspraak Servicecentrum schreef op :

In dit artikel staat dat er alleen met het Rechtspraak Servicecentrum (RSC) gecommuniceerd kan worden via Facebook en Twitter. Die informatie is onjuist. Om onze bereikbaarheid te garanderen kan je het RSC ook bellen via 088 361 6161. Op onze website is meer te lezen over het RSC: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Contact

Rechtspraak Servicecentrum schreef op :

In dit artikel staat dat er alleen met het Rechtspraak Servicecentrum (RSC) gecommuniceerd kan worden via Facebook en Twitter. Die informatie is onjuist. Om onze bereikbaarheid te garanderen kan je het RSC ook bellen via 088 361 6161. Op onze website is meer te lezen over het RSC: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Contact 



Lees en doorzoek het NJB online in Navigator

Inloggen

Agenda

Afbeelding

Ontmoet vakgenoten en bespreek actuele onderwerpen in de LinkedIn-groep van het Nederlands Juristenblad.

 

 

U maakt gebruik van een verouderde browser

Het gebruik van een verouderde browser maakt uw computer onveilig en tevens ongeschikt voor het optimaal raadplegen van deze website.

De website van het NJB - Nederlands Juristenblad is namelijk geoptimaliseerd voor een nieuwere versie van uw browser.
In de meeste gevallen waarin het fout gaat, betreft dit het gebruik van de Internet Explorer browserversie 7 of 8.
Deze website is geoptimaliseerd voor Internet Explorer 9 en hoger, Google Chrome, Safari en Firefox.

Bekijk hier of er een nieuwere versie van uw browser beschikbaar is.