Digitale voorjaarsschoonmaak

De traditionele voorjaarsschoonmaak is in onbruik geraakt. Meubilair gaat niet langer naar buiten en de integrale sopbeurt van ramen, deuren en kasten is verdwenen. Toch, de komst van de lentezon blijft verbonden met opruimen, weggooien of toch nog even bewaren.

Wat als we de voorjaarsschoonmaak toepassen op de digitale informatiehuishouding? Een juridische bril opzetten en onszelf de vraag stellen of we rechtmatig bewaren? Of wellicht ietwat te snel weggooien? Wie met deze spreekwoordelijke voorjaarsschoonmaak aan de slag gaat, ontwaart een breed arsenaal aan relevante wettelijke regelingen. Fiscale bepalingen, het BW, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Archiefwet en talloze sectorspecifieke wetten (zorg, vervoer, etc.). Soms maken deze de opdracht tot bewaren dan wel weggooien expliciet. Impliciete opdrachten zijn er ook. Illustratief is de AVG, waarin geen bewaartermijn is opgenomen. Tegelijkertijd kent de Verordening diverse bepalingen die verwerkers verplichten om bestanden regelmatig op te schonen. Zo mogen er niet meer persoonsgegevens worden vastgelegd dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking; moeten gegevens juist zijn en hebben individuen het recht om gegevens die over hen worden bewaard te beperken of te verwijderen. Concreet impliceren deze regels dus bijvoorbeeld dat werkgevers regelmatig hun personeelsdossiers of bestanden met sollicitatiebrieven opschonen. Dat universiteiten niet talloze gegevens over oud-studenten bewaren.

De verplichting om te bewaren of juist weg te gooien kan voor de publieke en private sector verschillend uitwerken. Illustratief zijn de bewaartermijnen. Bedrijven moeten op grond van fiscale regels gedurende 7 jaar hun administratie bewaren (art. 52 AWR). Publieke organisaties hebben zich aan langere termijnen te houden. Alhoewel de belangrijkste wet hier, de Archiefwet, geen algemene bewaartermijn kent, schrijft deze wel voor dat overheidsorganen beschikken over een of meer selectielijsten. Deze lijsten regelen welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard dienen te blijven. Deze laatste worden daartoe na 20 jaar naar een archiefbewaarplaats overgebracht.  

Digitale informatie is vluchtig, zeker bezien vanuit het relatieve gemak waarmee informatie wordt gecreëerd, gedeeld en aangepast. Dat maakt een betrouwbare en kwalitatief goede archivering tot een uitdaging. Nu is bewaren, opschonen en duurzaam archiveren vooral bij de overheid al langer een zorg. Ruim 10 jaar geleden wees de toenmalige Rijksarchiefinspectie op het risico van ‘geheugenverlies’ bij de overheid en sprak over een ‘dementerende overheid’.1 “In sneltreinvaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt. Dat is niet alleen een probleem voor de generaties na ons, maar ook voor overheidsorganisaties die over een professionele bedrijfsvoering moeten kunnen beschikken en zich over hun daden moeten kunnen verantwoorden.” De inspectie wees op problematische situaties waarin documenten voortijdig verloren raken door misverstanden en (on)bewuste opschoonacties; documenten die niet zijn terug te vinden omdat iedereen ze naar eigen inzicht opbergt; documenten die niet meer juist zijn te interpreteren doordat de juiste contextinformatie ontbreekt; gegevens die langer worden bewaard dan privacy- en archiefwetgeving toestaan; en documenten die onbedoeld in de openbaarheid geraken.

De situatie is niet veel verbeterd. Nog steeds is er onvoldoende besef dat talloze vormen van digitale overheidscommunicatie - incl. die via sociale media - formeel onder de Archiefwet vallen. En dus is er weinig aandacht voor wetsconform bewaren. Met het benutten door de overheid van innovaties zoals kunstmatige intelligentie wordt het alleen maar complexer. Hoe ‘archiveren’ we zelflerende systemen? En welke onderdelen van een AI-systeem zijn ‘wob-baar’ en moeten daarom worden bewaard? Maar ook voor klassiek papier blijft de situatie zorgelijk: alhoewel een inhaalslag voor duurzaam archiveren in gang is gezet, ligt er naar verwachting eind van dit jaar nog 25 km aan papieren documenten bij de departementen en rijksbreed zo’n 220 km. Dat is bijna 5 maal, via de directe route, van Amsterdam naar Rotterdam.

Nu behoort de Archiefwet niet tot de spannendste juridische onderwerpen. Politiek spannend kunnen kwesties over bewaren natuurlijk wel worden, zo toonde het bonnetje bij de ‘Teeven-deal’. Het is deze kwestie die ook illustreert dat het ogenschijnlijk stoffige thema van bewaren en archiveren cruciaal is voor een levende en goed functionerende democratie. Juist een betrouwbare, volledige, juiste en toegankelijke archivering is immers van belang voor het vertrouwen, de legitimiteit en de democratische verantwoordingsplicht van de overheid. En, niet te vergeten, een archief geeft ontelbare generaties toegang tot het verleden en daarmee tot de cultuur en het erfgoed van een samenleving. Toe te juichen valt daarom dat minister Slob overgaat tot een modernisering van de Archiefwet. Belangrijkste bouwsteen daarbij is het verkorten van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Hierdoor komt de blijvend te bewaren informatie eerder bij de openbare archieven, waar deze duurzaam valt te beheren en beter toegankelijk is voor raadpleging door tal van generaties. Een ogenschijnlijk beperkte aanpassing. Toch kunnen de implicaties fors zijn. Want met het overbrengen naar een archiefbewaarplaats wordt de informatie openbaar. Met andere woorden, met het verkorten van de termijn wordt de informatie 10 jaar eerder toegankelijk voor het publiek. Het rapport over de impact van de voorgenomen maatregel2 acht de kans reëel dat publieke instanties eerder een beroep zullen gaan doen op de wettelijke uitzonderingsgronden en zo overbrenging opschorten dan wel beperkingen aan de openbaarheid stellen. Bijvoorbeeld omdat een privacy- of bedrijfs- of organisatiebelang in het geding is. Schoonmaken - opruimen, weggooien of bewaren. Het blijft lastig. Zeker wanneer ook de ramen open komen te staan.

 

 

Dit Vooraf verschijnt in NJB 2019/414, afl. 8

 

  1. https://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/rapport/2005/02/01/dementerende-overheid. Zie recent ook: ‘Digitaal, maar nog niet duurzaam’, Erfgoedinspectie, 14 mei 2018, Kamerstukken 29 362 nr. 269.
  2. Kamerstukken 34 362, nr. 29 
Corien Prins

Naam auteur: Corien Prins
Geschreven op: 25 februari 2019

Hoogleraar Recht en Informatisering aan de Universiteit van Tilburg

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Agenda

Afbeelding

Ontmoet vakgenoten en bespreek actuele onderwerpen in de LinkedIn-groep van het Nederlands Juristenblad.

 

 



Lees en doorzoek het NJB online in Navigator

Inloggen

U maakt gebruik van een verouderde browser

Het gebruik van een verouderde browser maakt uw computer onveilig en tevens ongeschikt voor het optimaal raadplegen van deze website.

De website van het NJB - Nederlands Juristenblad is namelijk geoptimaliseerd voor een nieuwere versie van uw browser.
In de meeste gevallen waarin het fout gaat, betreft dit het gebruik van de Internet Explorer browserversie 7 of 8.
Deze website is geoptimaliseerd voor Internet Explorer 9 en hoger, Google Chrome, Safari en Firefox.

Bekijk hier of er een nieuwere versie van uw browser beschikbaar is.